امور اداری

مهندس فرخ محبی

رییس امور اداری موسسه

همکاران اموراداری

شرح وظایف 

مسئول کارگزینی

• نظارت بر تشکیل پرونده و ثبت کلیه اطلاعات پرسنلی مورد نیاز کارکنان در سیستم کارگزینی.
• کنترل و تکمیل مدارک اولیه پرسنلی جهت نگهداری در پرونده.
• تنظیم احکام پرسنل جدید الاستخدام و تمدید قرارداد با سایر پرسنل قبل از انقضاء مدت قرارداد قبلی، پس از اخذ مجوزهای لازم و تائید مدیر اموراداری و پیگیری تا زمان امضاء قرارداد در اسرع وقت.
• پیگیری رفع نواقص مدارک پرسنلی از کارکنان تا زمان رفع نقص.
• اعلام شروع بکار یا خاتمه کار کارکنان به حراست و امور مالی و سایر مبادی ذینفع در اسرع وقت.
• نظارت بر صدور برگه های مرخصی مدت دار جهت کارکنان پس از انجام کنترل های لازم برابر آئین نامه های مربوطه.
• کنترل حضور و غیاب کارکنان و پیگیری نواقص ثبت ورود و خروج در سیستم حضور و غیاب تا زمان تعیین تکلیف نهایی و ثبت موارد در سیستم.
• تهیه کلیه گزارشات مورد نیاز مقام مافوق از سیستم حضور و غیاب و سیستم پرسنلی.
• نظارت بر تهیه پیش نویس کلیه مکاتبات مرتبط با کارکنان پس از تکمیل مدارک و مستندات مرتبط جهت ارائه به مدیر اموراداری.
• نظارت بر تهیه و تحویل کلیه معرفی نامه­ ها و سایر مکاتبات پرسنلی مجاز، به پرسنل ذیربط.
• ابلاغ کلیه دستور العمل­ها و اطلاعیه­های مرتبط با کارکنان و اطمینان از اطلاع کلیه افراد ذینفع از مفاد آنها به نحو مقتضی.
• نظارت مستمر بر حسن اجرای بخشنامه ها و رویه های پرسنلی و اعلام بموقع محدودیتها و موانعی که موجب عدم اجرای صحیح آنها می گردد به مدیر اموراداری.
• انجام هماهنگی های لازم با کارکنان به منظور برگزاری جلسات عمومی و خاص اعلام شده از سوی مدیر اموراداری.
• نظارت بر تهیه و تکمیل فرم­های تسویه حساب کارکنانی که با موسسه قطع همکاری نموده اند و پیگیری تکمیل آنها تا زمان ارائه به امور مالی.
• دقت و مراقبت مستمر در نگهداری اسناد و مدارک و مکاتبات پرسنلی با رعایت اصل محرمانه بودن کلیه اطلاعات پرسنلی
• نظارت بر بایگانی کلیه مکاتبات و مدارک پرسنلی در پرونده پرسنل ذیربط یا سایر پرونده ها طبق مقررات.
• اعلام ورود کارکنان جدیدالاستخدام و افراد تحت تکفل آنها و اعلام خروج پرسنلی که قطع همکاری نموده اند به اداره امور مالی.
• انجام امور پرسنلی شامل صدور ابلاغ های تشویق، انتصاب، تعیین محل خدمت و ابلاغ عضویت معرفی نامه ها و صدور گواهی خدمت طبق قوانین و مجوزهای لازم
• همفکری برای پیش بینی نیازهای پرسنلی و استخدامی موسسه
• مشارکت در تهیه و تدوین و ابلاغ بخشنامه­ ها و آیین نامه­ ها و دستورالعمل­های اجرایی
• تکریم ارباب رجوع و پاسخگویی مناسب
• انجام سایر امور محوله طبق نظر مافوق.

مسئول حضور و غیاب

• نظارت بر ثبت مرخصی روزانه و ساعتی(استحقاقی_ استعلاجی) کلیه پرسنل اداری و اعضاء هیئت علمی
• نظارت بر ثبت ماموریت روزانه کلیه پرسنل
• صدور نامه قطع حقوق پرسنل قراردادی و اعضاء هیئت علمی پیمانی در زمان مرخصی زایمان و استعلاجی بیش از حد مجاز به امور مالی
• صدور مرخصی زایمان و استعلاجی پرسنل(رسمی- پیمان و قراردادی) و اعضاء هیئت علمی
• ارسال گواهی پزشکی استعلاجی پرسنل پیمانی و رسمی و اعضاء هیئت علمی رسمی جهت تایید پزشک معتمد
• صدور نامه بازخرید مرخصی های بازنشستگی پرسنل رسمی و اعضاء هئیت علمی به امور مالی
• صدور برگه ذخیره مرخصی هر ساله پرسنل رسمی، پیمانی و اعضاء هئیت علمی رسمی و پیمانی
• ارسال برگه مانده مرخصی سالانه کلیه پرسنل به واحدهای مربوطه
• اعلام شروع به کار کلیه پرسنل و اعضاء هئیت علمی بعد از مرخصی زایمان و استعلاجی به امور مالی
• اعلام مانده ذخیره مرخصی پرسنل رسمی و پیمانی قبل از موعد بازنشستگی
• لغو حکم مرخصی پرسنلی که کلیه مرخصی های آنها بازخرید می شود(تاییدیه از طرف شورای اداری و مالی)
• نامه اخطار به پرسنل قراردادی و خوشنام که مازاد سی روز مرخصی استفاده کرده اند
• حکم مرخصی استحقاقی بازنشستگی پرسنل رسمی
• ثبت مشخصات پرسنل جدیدالورود در سیستم حضور و غیاب
• اسکن چهره پرسنل جهت ساعتهای چهره نگار
• همکاری با واحدکارگزینی و واحد بازنشستگان در انجام امور محوله
• تکریم ارباب رجوع و پاسخگویی مناسب
• انجام سایر امور محوله از طرف مسئول مافوق.

مسئول دبیرخانه

• ثبت و شماره‌گذاری کلیه نامه‌ها، دستورالعمل‌ها، بخشنامه ها و... صادره و وارده بصورت سازمان یافته و استاندارد
• راهبری اتوماسیون اداری و ایجاد و حذف کاربران و ایجاد امضا مسئولین
• آموزش اتوماسیون اداری به کلیه پرسنل
• اطلاع رسانی مکاتبات و اطلاعیه ­ها  به کلیه واحدهای موسسه
• ارسال نامه ­های صادره به خارج از موسسه با هماهنگی اداره پست
• کاربری سامانه سیماد و دریافت و ارسال نامه­ها از طریق سامانه پیام دوست
• تشکیل و نگهداری پرونده ­های اداری جاری و راکد و ارائه آن به مراجع ذیصلاح طبق درخواست
• تفکیک و توزیع و ارسال نامه‌ها، بخشنامه‌ها و غیره حسب ارجاعات و ضوابط اداری
• پیگیری مکاتبات تا حصول نتیجه نهایی با هماهنگی مسئولین و واحدهای مربوطه
• ارسال پرونده ها و مستندات درخواست شده  از/ به  واحدهای مربوط
• بازبینی و کنترل کامل کلیه مدارک و مستندات دریافتی و ارسالی در صورت نیاز
•  استخراج و ارایه گزارش از مکاتبات وارده / صادره  و وضعیت آنها به تفکیک واحدهای مختلف سازمانی و ارایه به مسئولین مربوطه
• همکاری و مشارکت در درج عناوین دستگاهها و ارگانهای طرف مکاتبات در اتوماسیون اداری
• مدیریت خدمات تکثیر اسناد، مدارک، مکاتبات و گزارش­ها
• نظارت بر انجام کلیه امور بایگانی
• تکریم ارباب رجوع و پاسخگویی مناسب
• انجام سایر امور محوله از طرف مسئول مافوق.

مسئول بایگانی

• حفظ، نگهداری و فهرست بندی کلیه نامه ها، اوراق، پرونده‌ها، بخشنامه ها، اسناد و مدارک و پرونده ها مطابق مقررات و اصول بایگانی.
• پیوست کردن پرونده ­ها یا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور.
• تحویل پرونده­ های مخدومه به بایگانی راکد با اجازه مقام مافوق.
• ساماندهی بایگانی و معدوم نمودن سوابق پس از پایان دوره نگهداری طبق ضوابط
• ثبت، طبقه بندی، کد گذاری و بایگانی کلیه مدارک، مستندات، مکاتبات و پرونده های جاری و راکد طبق دستور العمل­های مربوط.
• تشکیل پرونده جهت پرسنل جدید الورود.
• بایگانی مدارک مربوط به مرخصی ­ها، استعلاجی­ ها، گواهی آموزشی کارکنان و مرخصی سالیانه پرسنلی و ارزشیابی سالیانه کارکنان
• اعلام وصول پرونده­ های پرسنلی که از سایر واحدها به مرکز ارسال می گردد.
• تهیه گزارشات مورد لزوم جهت ارائه به مقام ما فوق.
• برگ شماری و لاک و مهر نمودن پرونده هایی که به سایر واحدها ارسال می­گردد و پیگیری وصول پرونده.
• تکریم ارباب رجوع و پاسخگویی مناسب
• انجام سایر امور محوله از طرف مسئول مافوق

اموربازنشستگی

• بررسی سوابق خدمتی کارکنان از نظر بازنشستگی
• استعلام سوابق خدمت بازنشستگی کارکنان از سایر سازمان‌ها و نهاد‌ها
• ارائه فهرست اسامی کارکنان حائز شرایط بازنشستگی
• صدور ابلاغ و برقراری حقوق بازنشستگان
• برقراری حقوق وراث قانونی شاغلین و بازنشستگان متوفی (وظیفه بگیران)
• استرداد کسور بازنشستگی (در نتیجه صدور حکم اخراج، استعفاء و بازخرید)
• انتقال کسور بازنشستگی بین صندوق‌های بیمه
• محاسبه بدهی حق سنوات غیر رسمی شاغلین
• اصلاح و اعمال تغییرات در حقوق بازنشستگان
•  انجام مکاتبات مالی بازنشستگان
• مکاتبه با صندوق بازنشستگی کشوری و سازمان تامین اجتماعی
• تکریم ارباب رجوع و پاسخگویی مناسب
• انجام سایر امور محوله طبق نظر مافوق.

مسئول انبار

• تحویل گرفتن اجناس خریداری شده و مورد نیاز موسسه پس از مطابقت با اسناد و مدارک خرید
• صدور قبض انبار یا برگ رسید جنس به انبار پس از تحویل گرفتن کالا
• ثبت مشخصات و تعداد اجناس وارده و صادره در دفاتر و کارت های انبار
• صدرو حواله انبار هنگام تحویل دادن کالا
• صدور حواله مرجوعی، برگشت از خرید و سایر فرم­های مشابه
• مراقبت و نگهداری کالاهای موجود در انبار، از سرقت، صدمه، حادثه و غیره
• صدور برگ درخواست خرید عمده کالا (شارژ انبار) در صورت لزوم
• طبقه بندی، تنظیم و کدگذاری کالا و اجناس
• ارائه گزارشات لازم به مقامات ذیربط
• بایگانی اسناد و مدارک مربوط به انبار و تهیه کارت برای هر یک از اقلام انبار
• شماره گذاری اموال و تحویل آنها به پرسنل
• نگهداری، لیست برداری و آمار گیری اموال موجود در واحد زیرمجموعه